Estatísticas do DOC: como acompanhar a operação da sua clínica e analisar resultados por profissional e serviço

Este artigo explica o que vê na área de estatísticas, que indicadores estão disponíveis, como usar os filtros, e que decisões operacionais pode tirar dos dados.

O que são as estatísticas do DOC

As estatísticas do DOC são uma área dentro do software onde a clínica acompanha a sua atividade através de indicadores operacionais resumidos. Cada indicador é apresentado num cartão, com o valor do período selecionado e a comparação com o período anterior.

A área foi pensada para responder a três perguntas práticas:

1. Quantas marcações, pacientes e receita tivemos neste período?
2. Como é que isto compara com o período anterior?
3. Onde estão as quebras ou subidas?

Não é um sistema de BI complexo, nem exige formação. É um painel de leitura rápida para quem gere a operação de uma clínica no dia-a-dia.

Indicadores disponíveis nas estatísticas do DOC

Os indicadores estão organizados em cartões resumidos e listas de detalhe. A tabela abaixo mostra o que cada um responde.

Cada cartão apresenta o valor absoluto e a variação face ao período anterior, com indicação de subida ou descida em percentagem. Isto evita ter de comparar números à mão entre meses.

Comparação com período anterior

A maioria das clínicas não tem tempo para tirar relatórios manuais semana a semana. A comparação automática serve precisamente para isso: ao escolher um período, o DOC mostra-lhe sempre como foi o intervalo equivalente imediatamente antes.

Exemplo: se selecionar outubro, vê os valores de outubro lado a lado com setembro, e a variação percentual entre os dois.

Filtros por período

Pode filtrar as estatísticas por intervalos como:

• Últimos 7 dias
• Últimos 30 dias
• Mês corrente
• Mês anterior
• Intervalo personalizado

Isto permite responder tanto a perguntas curtas ("como correu esta semana?") como a análises mais longas ("como tem evoluído a faturação ao longo do trimestre?").

Filtros por profissional e por serviço

Esta é a novidade mais relevante na área de estatísticas. Até agora, os indicadores mostravam sempre o total da clínica. Passa a ser possível filtrar por profissional ou por serviço, e ver os mesmos indicadores aplicados apenas a esse segmento.

Filtro por profissional

Permite isolar a atividade de um profissional específico. Aplica-se a indicadores como marcações, ocupação, faturação, no-show e cancelamentos.

Exemplos de leitura:

• A Dra. Ana teve 142 marcações em outubro, mais 18% que em setembro.
• O Dr. João tem uma taxa de ocupação de 64%, abaixo dos 78% da média da clínica.
• A psicóloga da clínica tem uma taxa de no-show de 12%, acima da média.

Filtro por serviço

Permite isolar um serviço específico, como "Primeira consulta", "Consulta de seguimento", "Sessão de fisioterapia" ou "Avaliação nutricional".

Exemplos de leitura:

• As primeiras consultas caíram 22% face ao mês anterior, embora o total de marcações se tenha mantido.
• As sessões de fisioterapia representam 64% da faturação do mês.
• A consulta de nutrição online tem uma taxa de cancelamento três vezes superior à presencial.

Combinar com período temporal

Os filtros funcionam em conjunto com o filtro de período. Pode, por exemplo, ver:

• Marcações da Dra. Ana nos últimos 30 dias
• Faturação do serviço "Avaliação inicial" no trimestre
• Taxa de ocupação do Dr. João em outubro vs setembro

Exemplos práticos de utilização

A utilidade dos indicadores depende sempre da pergunta que se está a tentar responder. Estes são alguns cenários reais para os quais as estatísticas do DOC ajudam a decidir.

Identificar quebra de marcações num profissional

A clínica nota que a faturação caiu, mas o total de marcações está estável. Ao filtrar por profissional, percebe-se que dois dos cinco profissionais tiveram quebras significativas, compensadas por um aumento num terceiro. A leitura agregada escondia o problema.

Perceber ocupação real de cada profissional

Uma taxa de ocupação média de 75% pode esconder profissionais a 95% (sobrecarregados) e outros a 50% (subocupados). Filtrar por profissional permite reequilibrar a agenda, abrir mais slots a quem está com lista de espera, e ajustar horários a quem está com vagas.

Avaliar performance de um serviço novo

Após introduzir um novo serviço (ex: consulta online ou avaliação inicial gratuita), a clínica quer perceber se está a ganhar tração. Ao filtrar por esse serviço, vê em quantos meses passou a representar uma fatia relevante das marcações e faturação.

Detetar serviços com alta taxa de no-show

Nem todos os serviços têm o mesmo padrão de faltas. As primeiras consultas tendem a falhar mais que as de seguimento. Os serviços online podem ter padrões diferentes dos presenciais. Filtrar permite saber onde aplicar políticas específicas(lembretes adicionais, pré-pagamento, confirmação obrigatória).

Acompanhar evolução mensal de forma estruturada

Em vez de pedir relatórios à equipa todos os meses, o gestor da clínica entra na área de estatísticas, filtra pelo mês anterior, e tem em 30 segundos o que precisa para a reunião operacional: marcações, faturação, ocupação, no-show, comparação com o mês passado.

Benefícios para clínicas

Os ganhos práticos não vêm da existência de dados, mas do facto de estarem acessíveis, comparáveis e segmentáveis sem trabalho manual.

• Visibilidade real sobre a operação: indicadores num só ecrã, sem cruzar folhas de Excel.
• Decisões baseadas em dados, não em perceção:"achamos que está a correr bem" vs "este mês está 12% abaixo".
• Análise por profissional sem comparações pessoais difíceis: o número está lá, é objetivo.
• Identificação de serviços a otimizar ou descontinuar.
• Acompanhamento da evolução de iniciativas(novas modalidades, campanhas, mudanças de preço).
• Menos tempo gasto em relatórios manuais.

O objetivo das estatísticas não é substituir uma análise financeira detalhada. É reduzir o atrito entre operar a clínica e perceber como ela está a operar.

Acompanhar uma clínica sem estatísticas claras é gerir no escuro. Os indicadores do DOC e os novos filtros por profissional e por serviço dão-lhe um ponto de partida concreto para perceber a operação, sem precisar de Excel nem de um analista.